Quelle que soit la taille de votre entreprise, la gestion de la paie est un levier stratégique qu’il vous incombe d’optimiser. Pour gagner en productivité et en performance.
Qu’est-ce que la gestion de la paie ?
La gestion de la paie est l’organisation du mode de rémunération des employés et du calcul des cotisations salariales et patronales relatives à cette rémunération. Dans l’entreprise, la gestion de la paie est généralement de la coresponsabilité du service comptable et de la direction des ressources humaines.
Pourquoi est-il important d’avoir une bonne gestion de la paie ?
La gestion de la paie représente une part importante de l’administration des salariés.
La fiche de paie matérialise la relation entre l’employeur et le salarié, elle constitue un document périodique obligatoire et doit répondre à certaines règles.
L’organisation de la gestion de paie :
- la fixation de la rémunération est calculée selon la complexité des tâches à effectuer ;
- les conditions de travail ;
- le cadre contractuel (convention collective) ;
- le salaire minimum ;
- les performances de l’entreprise et du salarié ;
- la situation personnelle du collaborateur (temps complet, temps partiel…, etc.)
Les obligations administratives de l’employeur pour le recrutement d’un ou plusieurs salariés :
- l’établissement des bulletins de paie ;
- l’établissement des déclarations de cotisations sociales ;
- l’envoi des déclarations de cotisations sociales aux organismes compétents ;
- le dépôt d’une déclaration annuelle des données sociales
Quels sont les enjeux de la gestion de paie ?
Les salaires sont constamment affectés par les évolutions des réglementations et des cadres contractuels. Cela signifie que l’entreprise doit assurer une surveillance juridique pour garantir ce que l’on appelle le «respect des salaires».
En effet, toute erreur dans la création de la paie peut conduire à :
- des sanctions en cas de contrôle administratif: sanctions financières, administratives et même pénales,
- des contentieux prud’homaux en cas de conflit avec un salarié ;
- une perte de temps et un risque d’erreur supplémentaire en cas de correction rétroactive.
Une erreur de saisie d’éléments variables peut notamment entrainer une erreur en chaîne.
La gestion manuelle de la paie : un risque pour votre entreprise.
Une mauvaise gestion de la paie comporte de gros risques pour votre entreprise. Surtout lorsque celle-ci est faite manuellement. Par exemple, s’il y a un document qui symbolise à lui seul la gestion de la paie, c’est bien le bulletin de salaire. Or, les erreurs sur les fiches de paie sont fréquentes et peuvent concerner :
- Le montant du salaire.
- les cotisations.
- les heures travaillées.
- les congés payés.
- les absences pour maladie et accident de travail.
- les notes de frais et le déclaratif après paie.
Pour éviter cela, il est fortement conseillé d’utiliser un logiciel qui vous permettra un gain de temps considérable – qui dit gain de temps dit gain d’argent – et vous évitera beaucoup d’erreurs de saisie. A cet effet, il existe des logiciels dédiés à la gestion de la paie qui assurent la sécurité des données du personnel mais aussi la fiabilité des informations saisies tout en réduisant les erreurs de saisie. Aujourd’hui, il existe de nombreux éditeurs de logiciels de paie, comme Sage et vous pouvez souvent les tester sur une période limitée afin de vous faire une idée.
La fiabilité du processus de paie, indicateur clef de votre marque employeur
La gestion de la paie est une brique centrale de l’administration de votre entreprise. L’édition d’un bulletin de salaire juste suppose une capacité à gérer la diversité des statuts et à comptabiliser le temps de travail. Le paiement du salaire induit le règlement de cotisations sociales qu’il faut également calculer, selon des modalités évolutives. L’ensemble des coûts associés à la paie a naturellement vocation à intégrer votre comptabilité générale.
Mais la paie est bien plus qu’un simple process de gestion au sein de votre organisation.
De toute évidence, la marque employeur de l’entreprise, sa légitimité pour exiger des efforts de ses collaborateurs et son attractivité pour les futurs talents dépendent aussi de sa capacité à fiabiliser la paie. En fonction du volume, de la variabilité ou de l’existence de situations particulières, le choix de la solution de paie sera à cet égard déterminant.
L’efficience de votre solution de paie et la fiabilité de vos livrables associés, en premier lieu les bulletins de paie et les déclarations sociales, mais également par exemple les éléments de reporting social, impactent l’entreprise à de multiples niveaux.
Le logiciel de paie : une solution simple et efficace pour optimiser la gestion du personnel
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de paie ?
C’est un outil informatique permettant de gérer la paie de manière automatisée et simplifiée pour produire une fiche de paie conforme au droit du travail.
Ce logiciel peut être hébergé :
• en monoposte : installation du logiciel sur les ordinateurs ou sur le réseau informatique de l’entreprise cliente ;
• en mode SAAS: installation du logiciel sur les serveurs du fournisseur informatique (logiciel de paie en ligne).


Les avantages d’une solution de gestion de la paie
• optimisation du temps de travail pour le gestionnaire de la paie ;
• mise à jour automatique des règles sociales et conventionnelles
• fiabilisation et sécurisation des données sociales ;
• automatisation des déclarations et des calculs de paie ;
• transfert des écritures vers la comptabilité ;
• gestion de nombreux cumuls (brut, net imposable, congés, plafonds, …) ;
• création d’états pour le reporting rh.
Avoir une bonne gestion de la paie et des RH est un moteur de croissance
Comme tout autre service d’une entreprise en développement, une équipe de gestion Paie et RH doit être en mesure de justifier les coûts. Par exemple, si votre effectif augmente cette année, votre équipe doit être capable de justifier une augmentation des dépenses, de créer un environnement de travail motivant et de retenir les talents.
Les logiciels classiques ne fournissent pas toujours les informations et les outils requis pour gérer les ressources humaines et la paie, collaborer étroitement avec les autres équipes et s’adapter à l’évolution de votre activité.
Une solution moderne doit s’adapter à l’évolution des besoins de votre activité, guider votre équipe à travers des processus métiers parfois complexes et vous aider à vous tenir parfaitement informé de l’évolution de la législation.
La solution Sage 100 cloud Paie & RH
Notre logiciel de paie Sage peut optimiser les performances de votre entreprise
Quelle que soit la taille de votre entreprise, la gestion de la paie est un levier stratégique qu’il vous incombe d’optimiser. En automatisant la gestion administrative des salariés de votre entreprise vous pouvez gagner en productivité et en performance.
Avec la solution Sage 100 cloud Paie & RH, c’est possible.
De la production automatisée de fiches de paie à la gestion de la formation, en passant par le suivi des absences et des horaires, cette suite logicielle vous permettra d’augmenter votre productivité et de vous concentrer sur les aspects les plus importants : le développement de votre capital humain.
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